Tổ chức tiệc tri ân khách hàng là một trong những dịch vụ phía sau của sản phẩm, với mục đích chính là thể hiện được sự quan tâm của doanh nghiệp đến với khách hàng.Tuy nhiên không ít người mắc phải sâm lầm trong khâu tổ chức, khiến buổi tiệc trở nên nhạt nhẽo, kém thu hút, không thu về được hiệu quả như mong muốn.
Bạn đang loay hoay giữa một mớ bòng bong khi phải lên kế hoạch cho chương trình này? Làm sao để tổ chức tiệc tri ân khách hàng thật ấn tượng, tạo được hứng thú cho người tham gia? Thế thì hãy để REDSHOW giúp bạn tìm ra những bí quyết tổ chức tiệc tri ân khách hàng thành công rực rỡ ngay trong bài viết dưới đây.

1.Tiệc tri ân khách hàng là gì ?

Tri ân khách hàng là hoạt động diễn ra thường xuyên được các công ty tổ chức nhằm thể hiện sự trân trọng đối với đối tác, khách hàng đã tin tưởng, sử dụng hàng hóa, dịch vụ và đồng hành cùng công ty.

Sự kiện tri ân khách hàng được thực hiện dưới nhiều cái tên khác nhau như lễ kỉ niệm, họp mặt, hội nghị khách hàng hoặc đối với công ty có nhiều hệ thống đại lý thì còn có các tên gọi như lễ vinh danh nhà phân phối, tri ân đại lý, khách hàng thân thiết.

Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng là một hình thức quan trọng để gắn kết các khách hàng với doanh nghiệp, tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty. Và là một sự kiện quảng bá có hiệu quả, tăng cường quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng.

2. Lý do nên tổ chức tiệc tri ân khách hàng?

Trong tất cả các hình thức tri ân khách hàng ở trên thì các doanh nghiệp hiện này dần ngày càng ưu tiên lựa chọn hình thức tổ chức tiệc tri ân khách hàng. Bởi lẽ, sự kiện là dịp để đại diện doanh nghiệp và khách hàng, đối tác gặp mặt trực tiếp, bày tỏ những lời cảm ơn chân thành từ phía doanh nghiệp đến những đơn vị đã tin tưởng và đồng hành cùng doanh nghiệp. Giúp khách hàng hiểu rằng họ luôn được doanh nghiệp, công ty quan tâm và tôn trọng. Ngoài ra, việc tổ chức tiệc tri ân khách hàng còn tạo dựng được lòng tin, chữ tín trong lòng các khách hàng.

Sự kiện tri ân khách hàng sẽ là buổi gặp mặt đầy ý nghĩa, tạo chất keo dính chặt hơn mối quan hệ mật thiết giữa khách hàng và doanh nghiệp. Củng cố sự trung thành và giữ chân khách hàng ở lại với doanh nghiệp. Hơn thế nữa, đây còn là dịp để truyền thông quảng bá thương hiệu doanh nghiệp tới các khách hàng tiềm năng cũng như nhận lại các đánh giá tích cực về doanh nghiệp nếu như tổ chức tốt sự kiện vô cùng ý nghĩa này.

3.Kế hoạch, quy trình tổ chức lễ tri ân khách hàng.

3.1. Xác định đối tượng và lên danh sách khách mời.

Người tham gia chính là yếu tố quan trọng nhất cho một buổi tiệc tri ân khách hàng. Bạn cần phải nắm rõ danh sách gồm những ai, số lượng bao nhiêu để dựa vào đó dự trù kinh phí, chọn địa điểm và lên kế hoạch chi tiết.
Nếu không muốn bị bỏ sót bất kỳ nhân vật quan trọng nào, bạn hãy lên từng danh mục khách mời và theo đó ghi tên từng nhân vật, ví dụ một số danh mục chính như:

Danh sách khách hàng thân thiết.
Danh sách khách hàng tiềm năng.
Danh sách đối tác, nhà cung cấp, nhà phân phối.
Danh sách cán bộ cơ quan nhà nước cấp cao cần mời.

3.2..Xác định thời gian và địa điểm tổ chức.

Thời gian

Để đảm bảo sự tham gia của khách hàng, lễ tri ân khách hàng nên được tổ chức vào những ngày cuối tuần như thứ 7 hay ngày Chủ nhật là hợp lý nhất.

Thời gian tổ chức ưu tiên chọn buổi tối trong khoảng 18h – 20h

Địa điểm

Dựa vào số lượng khách mời để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Ưu tiên lựa chọn những địa điểm tại trung tâm, dễ tìm, thuận tiện giao thông đi lại để giúp khách hàng dễ dàng di chuyển và cảm thấy thoải mái khi tham gia buổi tiệc.

3.3.Lên ý tưởng nội dung.
Sau khi đã nắm trong tay danh sách các nhóm khách mời tham gia gồm những ai, bạn sẽ lên ý tưởng cho buổi tiệc. Khi lên ý tưởng cần tập trung vào việc mang lại lợi ích cho khách hàng trước, sau đó là mang lợi ích cho doanh nghiệp.
Một số ý tưởng giúp bạn tạo được sự thu hút cho người tham gia như:

Mời người nổi tiếng tham gia
Tổ chức các trò chơi trúng thưởng
Các hoạt động team building
Tiệc ăn uống

Quan trọng nhất trong quá trình lên ý tưởng là phải có sự sáng tạo mới mẻ, đi gần với nhu cầu của người tham gia muốn nhận được.

3.4.Xây dựng kịch bản

Sau khi đã có ý tưởng, chủ đề cho chương trình của mình, tiếp theo đó bạn cần xây dựng một kịch bản chi tiết từ việc đón khách đến việc triển khai các nội dung chính trong chương trình. Trong kịch bản phải đầy đủ các thông tin như thời gian, thời lượng, nội dung chương trình và nhân sự thực hiện để khi tiến hành triển khai, ban tổ chức dễ dàng theo dõi tiến độ và giám sát thực hiện.

Kịch bản tổ chức thường sẽ có các phần chính như sau:

Đón khách: Lễ tân đón khách, checkin, dẫn khách tới vị trí ngồi thích hợp
Mc giới thiệu chương trình, giới thiệu đại biểu, khách mời.
Đại diện công ty doanh nghiệp phát biểu sự kiện. Gửi lời cảm ơn đến các khách hàng thân thiết và giới thiệu những chính sách mới của công ty dành cho khách hàng trong thời gian tới.
Các chương trình văn nghệ giao lưu tạo không khí cho sự kiện.

Khai tiệc và mời khách mời dùng tiệc
Các chương trình minigame, rút thăm may mắn, quay số trúng thưởng
Phát biểu bế mạc sự kiện, phát biểu từ phía khách mời tham dự, tặng hoa, quà
Quà tặng: Chuẩn bị quà tặng đủ số lượng dựa trên khách mời tới tham dự, đảm bảo quà đạt chất lượng, mang dấu ấn hình ảnh công ty. Gửi tặng khách mời khi khách ra về.

3.4.Triển khai thực hiện

Triển khai thực hiện các công đoạn của sự kiện theo như kế hoạch, kịch bản đã xây dựng trước đó. Cần lưu ý thời gian, tiến độ thực hiện công việc để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, tránh những tình huống, sự cố phát trinh không đáng có.

Lên thiết kế các hạng mục như thư mời, quà tặng, backdrop, sân khấu
Thi công sân khấu, trang trí hội trường, không gian sự kiện
Thuê và lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng chuẩn dùng trong sự kiện
Lựa chọn và book nhân sự thực hiện chương trình
Chuẩn bị kế hoạch, các trương hợp dự phòng cho mọi tình huống, sự cố bất ngờ diễn ra

REDSHOW – Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới tốt nhất 2022
Redshow là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện có quy mô lớn, là địa chỉ uy tín hàng đầu cho các công ty đối tác. Mang trong mình những ưu thế nổi bật vượt trội, Redshow tự tin mang đến những sự kiện đẳng cấp, chuyên nghiệp, đầy sáng tạo, mang đậm dấu ấn riêng của mỗi doanh nghiệp.
Những lý do khiến bạn nên chọn Redshow.

Có nguồn nhân sự dồi dào.
Nhân sự có chuyên môn giỏi.
Redshow cung cấp đầy đủ thiết bị sự kiện: Sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, bàn ghế sự kiện, cổng hơi, đồ trang trí
Cung cấp dịch vụ Media sự kiện chuyên nghiệp, giúp bạn ghi lại những khoảnh khắc ấn tượng trong buổi lễ.